Privacyverklaring
Versie 1.5, geldig vanaf 1 november 2026
DigitalWaiters gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en verzamelt niet meer dan nodig is. In deze verklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt.
1.Wie zijn wij?
DigitalWaiters (eenmanszaak), Albert Schweitzerstraat 59, 2861 XZ Bergambacht. KvK-nummer 99527219. Voor vragen over privacy mail je naar contact@digitalwaiters.nl.
2.Onze rol: verantwoordelijke of verwerker
- Klanten en bezoekers van onze website. Voor de gegevens van horecazaken die een account hebben en van bezoekers van onze website zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Daarover gaat deze verklaring.
- Gasten die bestellen. Als je als gast bij een horecazaak bestelt, verwerken wij je gegevens namens die horecazaak. De horecazaak is dan de verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. De afspraken daarover staan in onze verwerkersovereenkomst. Voor de volledigheid beschrijven we in deze verklaring ook welke gegevens van gasten worden verwerkt.
3.Welke gegevens, waarvoor en op welke grond
- Van wie
- Beheerders van horecazaken
- Welke gegevens
- Naam van de horecazaak, webadres, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), instellingen en menukaart
- Waarvoor
- Account aanmaken en de dienst leveren, inloggen, wachtwoordherstel, berichten over de dienst
- Grondslag
- Uitvoering van de overeenkomst
- Van wie
- Beheerders van horecazaken
- Welke gegevens
- Abonnement, betaalstatus en een klantnummer bij Mollie (je rekeningnummer en machtiging staan bij Mollie)
- Waarvoor
- Het abonnement afrekenen via automatische incasso, administratie
- Grondslag
- Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht)
- Van wie
- Gasten (namens de horecazaak)
- Welke gegevens
- De naam die je bij de bestelling invult, de tafel of plek, de bestelling met eventuele aanpassingen, tijdstip en betaalstatus
- Waarvoor
- De bestelling verwerken, klaarmaken en bij je brengen; de status van je bestelling tonen
- Grondslag
- Bepaald door de horecazaak (uitvoering van de koop)
- Van wie
- Gasten die een e-mailadres invullen
- Welke gegevens
- Je e-mailadres (optioneel) en of je de dag erna een korte vraag over je ervaring wilt ontvangen
- Waarvoor
- Je een orderbevestiging sturen; alleen als je dat aanvinkt: de dag erna één korte vraag over hoe het bestellen via DigitalWaiters ging
- Grondslag
- Orderbevestiging: bepaald door de horecazaak (uitvoering van de koop). De vraag over je ervaring: toestemming, die je altijd kunt intrekken
- Van wie
- Gasten (namens de horecazaak)
- Welke gegevens
- Een technisch adres voor pushmeldingen, alleen als je meldingen aanzet
- Waarvoor
- Je een melding sturen als je bestelling klaar is
- Grondslag
- Toestemming (je kunt meldingen altijd uitzetten)
- Van wie
- Ambassadeurs
- Welke gegevens
- Naam, contactgegevens, organisatie, KvK- en btw-nummer, adres, rekeningnummer en de klanten die via de ambassadeur zijn aangebracht
- Waarvoor
- De aanvraag als ambassadeur beoordelen, aangebrachte klanten koppelen en vergoedingen uitbetalen
- Grondslag
- Uitvoering van de ambassadeursovereenkomst; voor de financiële administratie een wettelijke plicht
- Van wie
- Contactpersonen van horecazaken met interesse
- Welke gegevens
- Naam van de zaak en de contactpersoon, telefoon, e-mailadres, plaats, het beste moment om te bellen en een eventuele opmerking; welke ambassadeur de zaak aanbracht
- Waarvoor
- Contact opnemen over DigitalWaiters en, als de zaak klant wordt, de vergoeding aan de ambassadeur bepalen
- Grondslag
- Toestemming (je kunt je altijd afmelden via de link in de bevestigingsmail)
- Van wie
- Medewerkers en vrijwilligers
- Welke gegevens
- De naam waarmee iemand inklokt op het keuken- of barscherm
- Waarvoor
- Tonen wie een bestelling oppakt
- Grondslag
- Bepaald door de horecazaak
- Van wie
- Bezoekers van de website
- Welke gegevens
- Anonieme bezoekstatistieken en snelheidsmetingen, zonder cookies
- Waarvoor
- Inzicht in het gebruik en de snelheid van de website
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang
- Van wie
- Iedereen die de dienst gebruikt
- Welke gegevens
- IP-adres en technische gegevens, kortstondig in serverlogboeken
- Waarvoor
- Beveiliging, misbruik tegengaan en storingen oplossen
- Grondslag
- Gerechtvaardigd belang
| Van wie | Welke gegevens | Waarvoor | Grondslag |
|---|---|---|---|
| Beheerders van horecazaken | Naam van de horecazaak, webadres, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), instellingen en menukaart | Account aanmaken en de dienst leveren, inloggen, wachtwoordherstel, berichten over de dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Beheerders van horecazaken | Abonnement, betaalstatus en een klantnummer bij Mollie (je rekeningnummer en machtiging staan bij Mollie) | Het abonnement afrekenen via automatische incasso, administratie | Uitvoering van de overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) |
| Gasten (namens de horecazaak) | De naam die je bij de bestelling invult, de tafel of plek, de bestelling met eventuele aanpassingen, tijdstip en betaalstatus | De bestelling verwerken, klaarmaken en bij je brengen; de status van je bestelling tonen | Bepaald door de horecazaak (uitvoering van de koop) |
| Gasten die een e-mailadres invullen | Je e-mailadres (optioneel) en of je de dag erna een korte vraag over je ervaring wilt ontvangen | Je een orderbevestiging sturen; alleen als je dat aanvinkt: de dag erna één korte vraag over hoe het bestellen via DigitalWaiters ging | Orderbevestiging: bepaald door de horecazaak (uitvoering van de koop). De vraag over je ervaring: toestemming, die je altijd kunt intrekken |
| Gasten (namens de horecazaak) | Een technisch adres voor pushmeldingen, alleen als je meldingen aanzet | Je een melding sturen als je bestelling klaar is | Toestemming (je kunt meldingen altijd uitzetten) |
| Ambassadeurs | Naam, contactgegevens, organisatie, KvK- en btw-nummer, adres, rekeningnummer en de klanten die via de ambassadeur zijn aangebracht | De aanvraag als ambassadeur beoordelen, aangebrachte klanten koppelen en vergoedingen uitbetalen | Uitvoering van de ambassadeursovereenkomst; voor de financiële administratie een wettelijke plicht |
| Contactpersonen van horecazaken met interesse | Naam van de zaak en de contactpersoon, telefoon, e-mailadres, plaats, het beste moment om te bellen en een eventuele opmerking; welke ambassadeur de zaak aanbracht | Contact opnemen over DigitalWaiters en, als de zaak klant wordt, de vergoeding aan de ambassadeur bepalen | Toestemming (je kunt je altijd afmelden via de link in de bevestigingsmail) |
| Medewerkers en vrijwilligers | De naam waarmee iemand inklokt op het keuken- of barscherm | Tonen wie een bestelling oppakt | Bepaald door de horecazaak |
| Bezoekers van de website | Anonieme bezoekstatistieken en snelheidsmetingen, zonder cookies | Inzicht in het gebruik en de snelheid van de website | Gerechtvaardigd belang |
| Iedereen die de dienst gebruikt | IP-adres en technische gegevens, kortstondig in serverlogboeken | Beveiliging, misbruik tegengaan en storingen oplossen | Gerechtvaardigd belang |
Betaalgegevens van gasten, zoals je rekeningnummer, zien wij niet. Die worden verwerkt door Mollie onder de overeenkomst tussen Mollie en de horecazaak.
We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze niet door.
4.Hoe lang bewaren we gegevens?
- De naam van een gast wordt 3 maanden na de bestelling automatisch geanonimiseerd. De bestelling zelf (producten, bedragen en btw) blijft daarna zonder naam bewaard, voor het omzetoverzicht van de horecazaak.
- Een adres voor pushmeldingen wordt na 7 dagen automatisch verwijderd.
- Een e-mailadres dat een gast bij het bestellen invult, wordt na 30 dagen automatisch verwijderd.
- Gegevens van een horecazaak bewaren we zolang het account bestaat. Binnen 3 maanden na het einde van het account verwijderen we ze.
- Facturen en de administratie van ons abonnement bewaren we 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
- Contactgegevens van een horecazaak die om contact vroeg (of door een ambassadeur is aangemeld) en geen klant is geworden, wissen we na 12 maanden automatisch. Meld je je af, dan wissen we ze direct.
- Serverlogboeken worden na korte tijd automatisch verwijderd door onze hostingpartij.
5.Cookies en lokale opslag
We gebruiken alleen functionele cookies die nodig zijn om de dienst te laten werken. We gebruiken geen tracking- of advertentiecookies. Daarom vragen we geen toestemming via een cookiebanner.
- Naam
- dw_gast_…
- Doel
- Onthoudt dat je via een geldige QR-code bestelt en aan welke tafel
- Bewaartermijn
- 6 uur
- Naam
- dw_scherm_session_…
- Doel
- Houdt het keuken- of barscherm van de horecazaak ingelogd
- Bewaartermijn
- 24 uur
- Naam
- dw_admin_session
- Doel
- Inlog van de platformbeheerder
- Bewaartermijn
- 8 uur
- Naam
- Lokale opslag (localStorage)
- Doel
- De inlog van de beheerder van een horecazaak en weergave-instellingen, zoals donkere modus
- Bewaartermijn
- Tot je uitlogt of de gegevens wist
| Naam | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| dw_gast_… | Onthoudt dat je via een geldige QR-code bestelt en aan welke tafel | 6 uur |
| dw_scherm_session_… | Houdt het keuken- of barscherm van de horecazaak ingelogd | 24 uur |
| dw_admin_session | Inlog van de platformbeheerder | 8 uur |
| Lokale opslag (localStorage) | De inlog van de beheerder van een horecazaak en weergave-instellingen, zoals donkere modus | Tot je uitlogt of de gegevens wist |
Voor bezoekstatistieken gebruiken we Vercel Web Analytics en om de laadsnelheid van de pagina's te meten Vercel Speed Insights. Beide werken zonder cookies en zonder je te volgen op andere websites.
6.Met wie delen we gegevens?
We werken met een paar zorgvuldig gekozen partijen die gegevens voor ons opslaan of verwerken. Met hen zijn afspraken gemaakt die voldoen aan de AVG.
- Partij
- Supabase Inc.
- Waarvoor
- Database, inloggen en opslag van afbeeldingen
- Locatie van de gegevens
- Frankfurt, Duitsland (EU)
- Partij
- Vercel Inc.
- Waarvoor
- Hosting van de website en serverfuncties, anonieme bezoekstatistieken
- Locatie van de gegevens
- Frankfurt, Duitsland (EU)
- Partij
- Mollie B.V.
- Waarvoor
- Betalingen van gasten (onder het eigen account van de horecazaak) en de incasso van abonnementen
- Locatie van de gegevens
- Nederland (EU)
- Partij
- Resend (Plus Five Five Inc.)
- Waarvoor
- Versturen van e-mails, zoals inlogcodes, facturen en orderbevestigingen
- Locatie van de gegevens
- Verenigde Staten
- Partij
- Pushdiensten van je browser (zoals Google, Apple, Mozilla)
- Waarvoor
- Pushmeldingen afleveren, alleen als je die aanzet
- Locatie van de gegevens
- Afhankelijk van je browser
| Partij | Waarvoor | Locatie van de gegevens |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | Database, inloggen en opslag van afbeeldingen | Frankfurt, Duitsland (EU) |
| Vercel Inc. | Hosting van de website en serverfuncties, anonieme bezoekstatistieken | Frankfurt, Duitsland (EU) |
| Mollie B.V. | Betalingen van gasten (onder het eigen account van de horecazaak) en de incasso van abonnementen | Nederland (EU) |
| Resend (Plus Five Five Inc.) | Versturen van e-mails, zoals inlogcodes, facturen en orderbevestigingen | Verenigde Staten |
| Pushdiensten van je browser (zoals Google, Apple, Mozilla) | Pushmeldingen afleveren, alleen als je die aanzet | Afhankelijk van je browser |
Supabase, Vercel en Resend zijn Amerikaanse bedrijven. Voor zover gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
7.Beveiliging
We nemen passende maatregelen om gegevens te beschermen. Zo zijn alle verbindingen versleuteld, worden wachtwoorden versleuteld opgeslagen, kan iedere horecazaak alleen bij de eigen gegevens, kunnen gasten alleen via een beveiligde QR-code bestellen en zijn gegevens die niet openbaar hoeven te zijn alleen via onze server bereikbaar. Vermoed je een beveiligingsprobleem? Meld het via contact@digitalwaiters.nl.
8.Jouw rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en je gegevens over te laten dragen. Stuur je verzoek naar contact@digitalwaiters.nl. We reageren binnen een maand.
Ben je gast en gaat je verzoek over een bestelling? Dan is de horecazaak waar je bestelde verantwoordelijk. Je kunt je verzoek aan de horecazaak richten, of aan ons; wij sturen het dan door en helpen de horecazaak om het af te handelen.
Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We horen het natuurlijk het liefst eerst van jou.
9.Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten per e-mail of in de beheeromgeving.